SharePointで社員が毎日使いたくなるポータルを作るには？

情報の一元管理

社内には、業務で用いるツールやマニュアル・連絡事項・イベントなど、様々な情報が存在します。

そして、その情報がバラバラに存在していると、それを探し出すのが大変になるのは容易に想像できます。
社内ポータルサイトが情報の入口（＝ハブ）になることで、社員は「とりあえず社内ポータルサイトを開けばOK」という状況を作ることができます。

このように、社内ポータルサイトを作ることで、バラバラな場所に存在する情報を一元的に管理することが可能となります。
全社員との情報共有のベースになる

社内には、全社向けのお知らせ・経営層からのメッセージ・福利厚生のお知らせなど、普段業務で用いる情報以外の情報も共有されることがあります。

もし社内ポータルサイトがない場合、このような情報はメールなどで共有されることになるかと思いますが、普段の業務と比較すると優先度が低くなりがちであり、結果的にメールの中に埋もれてしまうということが発生します。

このような情報を社内ポータルサイトを通して発信することで、誰にとっても「同じ情報」を「タイムリーに」届けることが可能となります。
横断的なコミュニケーションの場となる

皆さん今までの経験の中で「隣の部署が何をやっているかわからない」ということはありませんか？

普段から自分と関わりのある部署であれば、多少のつながりはあるかと思いますが、大企業ともなると「事業部が違ったらほぼ別会社」というイメージを持たれている方も少なくないはず。

そこで社内ポータルサイトを用いて、自分が所属していない他部署のナレッジをニュース投稿や特設ページで共有することにより、横断的なコミュニケーションの場とすることが可能です。
社員のエンゲージメントを向上

社内ポータルサイトを用いることで、社員のエンゲージメント向上にも繋げることが可能です。

業務上の連絡だけでなく、社員の活躍や社内の想い・文化といった「組織の内側にある価値」を発信することで、社員一人ひとりの組織とのつながりや、会社への帰属意識を育むきっかけになります。

社員が社内ポータルサイトを使わない理由とは

社内ポータルサイトの必要性は理解していたとしても、実際には利用率が低いというケースも少なくありません。

その背景には、以下のような原因があるのではないかと考えています。

コンテンツが更新されておらず、古い情報が放置されている

普段閲覧するWEBサイトにて「半年以上前のお知らせがそのままに掲載されている」という状態を見かけたことはありませんか？

情報が更新されていない社内ポータルサイトは、社員からすると「閲覧する必要性を感じなくなる」ため、利用率が低下する原因となます。
情報が整理されていないため、必要な情報を参照できない

皆さんの会社の中でも、情報が整理されていないまま「とりあえず１つのフォルダに保存」されていたり、逆に「やたらフォルダ階層が深い状態で保存」されていることはありませんか？

「どこに何があるのか分からない」や「探すのに時間がかかる」という問題は、社員からすると大きなストレスになります。
デザインが古く、使いたいと思わない

社内ポータルサイトは「社内向けだからデザインはそこそこでいい」という考えになりがちですが、社員も日常的に様々なアプリやSNSなど、洗練されたデザインに触れています。

普段他のアプリで触れているデザインと、社内ポータルサイトのデザインがかけ離れていると、単純に見たいという気持ちが削がれるものではないでしょうか。

また、人間の心理として「見た目が古い＝内容も古い」と誤解されるリスクもあるかと思います。

毎日使われるSharePointポータルの構築ポイント

前述した問題点に対する解決策としては、以下が挙げられます。

コンテンツの定期的な更新

私が今まで拝見した社内ポータルサイトにおいて、素敵だなと思うサイトの多くが定期的なコンテンツの更新を行っておりました。

更新頻度としては、１～２週間に１回程度くらいのイメージです。
（ちなみに弊社のブログも上記頻度で更新していますので、ぜひご覧ください！(笑)）

実際に運用してみるとわかりますが、この頻度での更新はなかなか地味で大変な作業です。
しかし、この「泥臭さ」をどこまで継続できるかが、社員が毎日アクセスしたくなるポータルに育てられるかどうかの鍵だと考えています。

またコンテンツの内容に関しても、普段の業務連絡に加え、イベント報告や社員インタビュー・社内アンケート結果の紹介・経営層のつぶやきなど軽く読めるネタのほうが読まれている場合も多いです。

業務の連絡も重要ですが、業務の合間に短時間で読めるおもしろネタが定期的に発信されていると思わず読んでしまいますよね。
（私としては、「あのネタ読んだ？」くらいの会話が、社内の昼休憩で軽く話題に挙がる程度の内容で良いかなと思ってます。）

また、投稿されたコンテンツに対して「いいね」や「コメント」ができる仕組みがあると、双方向のコミュニケーションの場を作ることも可能となります。

SharePointには、上記の機能が標準で備わっておりますので、ぜひご活用いただければと思います！

業務に必要な情報が整理された状態で保存されている

業務に必要な情報とは、「業務ツール」と「業務に関係する資料」に大別することができます。

業務をこなす際には、様々なツール（勤怠管理や申請・承認システムなど）を使用すると思いますが、SharePointには、「クイックリンク」Webパーツがありますので、そちらを用いてリンク集を作成すると良いでしょう。

クイックリンク Web パーツを使用する

また、業務に関係する資料に関しては、SharePointのドキュメントライブラリに保存すると良いかと思います。
ただし、保存する場所や管理方法などについては、検討が必要です。

１つのライブラリ内に多くの資料を保存すると、ごちゃごちゃして分かりづらくなることもあります。

一方、保存するライブラリを細かく分けすぎたり、１つのライブラリ内でフォルダ階層が深くなると、画面遷移が多くなり分かりづらいという状況に陥りがちです。
※特にSharePointなどのWebブラウザ上で閲覧する場合は、フォルダ移動時に画面遷移が発生するので、私はイライラしちゃうことも多いです(笑)

適切な場所に適切な管理方法で資料を保存するというのは、資料の属性や量に応じて変わるかと思いますので、各企業様にて慎重に検討する必要があります。

参考：ドキュメント整理のコツ

ドキュメントを整理する際のコツとしては、以下のようなポイントが挙げられます。

フォルダ階層は2～3階層（クリック）までが理想です。それ以上深くすると、クリック数が多くなりますし、全体の構成把握が難しくなります。
１つのフォルダ内に保存するファイル数は、画面内に収まる程度に抑えるのが実用的です。
フォルダだけではなく、列情報（例：カテゴリ・年度・担当者など）を使ったメタデータ管理を導入すると、管理しやすくなります。
ビュー機能を活用して、「年度別資料」や「特定部署向けの資料」など動的に切り替えられるようにすると、管理しやすくなります。
命名規則（例：YYYYMM_書類種別_担当者名.pdf→202504_稟議書_山田.pdf）を定めておくと、検索性の向上に繋がります。

洗練されたデザイン

毎日社員が見るデザインになりますので、その第一印象はとても重要だと考えます。
アプリUIのようなモダンで見やすいデザインは、それだけで「ちゃんとしてる感」を演出することができます。

弊社では、X-SP Design | SharePoint デザイン拡張サービスを提供しており、SharePointの標準機能では対応できないデザインも構築することが可能です。

SharePointをおしゃれなデザインにて構築したいとお考えの企業さまにはぜひご利用いただきたいサービスです。

X-SP Design | SharePoint デザイン拡張サービス

SharePointのデザインをさらに向上させるサービス「X(クロス)-SP」を刷新し、より洗練されたデザインを提供します。

まずは資料をみる(X-SP Design)

上記にて紹介した対策を行うことで、社内ポータルサイトの利用率を上げることはできるでしょう。

ただし、社員が自然と見たくなるようなポータルサイトにするためには、以下のようなもうひと工夫あると良いのではないでしょうか。

エンゲージメントを向上させる仕組みづくり

社長メッセージや成果を出したチーム・個人の表彰など、会社全体ではなく、いわゆる「中の人」にフォーカスした情報を共有することで、社員一人ひとりが「自分たちのために発信されている」と感じられるようになります。

その他、「社外の人に勧めたい自社製品決定戦」や「フォトコンテスト」など、参加型のコンテンツを設けることで、社員の帰属意識を高めることもできるのではないでしょうか。

また、社内アンケートやご意見フォームなどのような社員の声を吸い上げる仕組みを社内ポータルサイトに設置することも重要です。

自分の声が届き、それが反映される経験は、強い当事者意識を育むことに繋がります。

社員に面白いと思ってもらえる仕組みづくり

社員から毎日見てもらうためには、ちょっとした遊び心も重要だと考えています。

例えば、「今日はなんの日？」や「時間帯に応じた表示内容の変化」など社員が覗きたくなるような仕掛けが、毎日のアクセスを生みます。

継続的な改善を行う

冒頭にも記載しましたが、社内ポータルサイトは「構築して終わり」ではなく、「継続的に育てて、社員に使ってもらう」ということが重要です。

多く読まれている記事を把握することや、社員からのアンケートを反映させることで、社員が毎日見たくなる社内ポータルサイトに育てていきましょう！

※紹介※

SharePointの標準では、サイトの利用状況という機能があります。

SharePoint サイトの利用状況データを表示する

ただ、社内ポータルサイトのPV数やUU数を継続的に管理することは少し難しいと感じております。

そこで、弊社では上記の問題を解決するための機能を開発中です！
完成しましたら、改めて紹介させていただければと思います！

サンプルページの紹介

上記までの内容を踏まえ、弊社にてサンプルページを作ってみましたので、少し紹介します。

工夫した点は以下です。

変化するコンテンツ

画面上部には、時間帯や日付によって変化するコンテンツ（挨拶文・今日はなんの日？）を配置しています。

また、時間帯によって背景も変化しています。

このように、見るたびに表示内容が変化する仕掛けがあるだけでも、面白いと思いませんか？(笑)
一覧画面上から「いいね」ができる仕組み

標準機能で「いいね」ができると前述しましたが、実は標準機能ではニュースページ上でしかいいねができません。
標準でも問題なく運用できるとは思いますが、今回は一覧画面上でも「いいね」ができるようにしてみました。

気軽に「いいね」ができる仕組みがあると、読み手がアクションするハードルも下がるかと思います。

また、「誰かが反応してくれている」という気配が見えると、投稿側のモチベーションも上がりますし、結果的に双方向のコミュニケーションが活性化するのではないでしょうか。
簡易的なツリービュー表示及び検索機能

画面左側には、簡易的なツリービュー表示及び検索機能を実装しています。

ツリービューで表示すると、フォルダの階層が深くても画面遷移が発生せず、一覧で閲覧することができるようになります。

また、ファイル名で検索もできますので、必要なファイルに素早くアクセスできます。
地味なように見えて、「探しやすさの工夫」こそが、ポータルの定着に直結するポイントです！

※注意※

今回実装しているツリービューや検索機能に関しては、ページを表示する際にすべての情報を読み込む設計となっています。

よって、フォルダやファイル数が少ない場合には有効的に機能しますが、多くなった場合には読み込み時間が長くなってしまうなどの懸念点もあります。

実装の方法などに関しては、貴社の状況に応じて適切に選択してください。
Viva Engage(旧Yammer)による相互コミュニケーションの仕組み

画面の右下部には、Viva Engage(旧Yammer)を設置しています。

このスペースには、社内の公報に関する投稿や、ちょっとした質問・感想などが投稿できるタイムラインが表示させることを想定しております。

ポータルの閲覧中に気軽にコメントを書き込んだり、他の社員の投稿に反応できるため、日常業務の中でのちょっとした交流が自然と生まれる場になるのではないでしょうか。