Power Automate：動的にExcelデータを取得するためのテクニックとは？トリガーの条件の指定方法を工夫する

【Power AutomateでExcelデータをSharePointにインポートするために考えること第8回】トリガーの条件の指定方法

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こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱（ことね）です。

「Power AutomateでExcelデータをSharePointリストにインポートするために考えること」シリーズの第8回です。

本シリーズでは、私が実際にPower Automateを用いて、「ExcelをSharePointリストにインポートする」フローを作成していきます。

また、Power Automate作成の際に学んだ点や躓いた点を中心に紹介いたします。

Power Automateでどんな事ができるのか知りたい、実際の作成方法を知りたい、という方に向けた記事です。

前回は、Power Automateで動的にExcelデータのファイルID・テーブルIDを取得する方法についてお伝えしました。

第7回目の内容はこちらを参照ください。

Power AutomateでExcelデータをSharePointにインポートするために考えること（第7回）

今回は、動的に取得したExcelデータのファイルIDやテーブルIDを用いて、SharePointリストへインポートするようにフローを作り込んでいきます。

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Power Automateフローの作り込み

前回のブログまでを経て作成したPower Automateフローを以下に貼り付けます。

第２回のブログにて作成したPower Automateの「表内に存在する行を一覧表示」アクションは、静的なExcelデータの取得を対象としていたため、
ファイル項目やテーブル項目に設定する値は、右端のアイコンをクリックすると表示される候補から選択していました。

しかし、今回はPower Automateで動的にExcelデータを取得するため、各項目に前回のブログで取得したファイルIDとテーブルIDをそれぞれ設定します。

また、Power Automateフローのトリガーも修正しましょう。
現在のPower Automateトリガーは、「選択したファイルの場合」となっています。
従来はSharePoint上に保存したExcelデータを選択し、Power Automateフローを起動していたために、本トリガーを使用していました。

しかし、Excelデータ保存後、都度フローを手動起動させるのは、手間が大きくなりますので、今回はSharePointにExcelデータが保存された際、自動的にPower Automateフローを起動するという流れにしたいと思います。

具体的には、Power Automateのトリガーを「SharePointコネクター」の「フォルダー内でファイルが作成または変更されたとき」に変更します。
これにより、SharePointのドキュメントライブラリ内にファイルが作成または変更された場合に、自動的にPower Automateのトリガーが起動されるようになりました。

Power Automateフローの実行

早速Power Automateフローを実行しましょう。

ドキュメントライブラリにtest.xlsxを保存します。
するとPower Automateフローが自動起動し、SharePointリストにデータが挿入されました。

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Power Automateのトリガー条件

最後に、Power Automateのトリガー条件について説明します。
Power Automateのトリガー条件に関する公式ドキュメントは、以下を参考にしてください。

条件を追加してPower Automateのトリガーをカスタマイズする

実は今回一番お伝えしたい内容が、Power Automateのトリガー条件についてです。(笑)

今回変更したPower Automateのトリガーは、設定したドキュメントライブラリ内にどのようなファイルが作成・変更されても起動する仕組みです。
このままでは、test.xlsx以外のファイルが作成・変更された場合もPower Automateフローが起動してしまいます。
不要なPower Automateフローの起動を防ぐために、「test.xlsxが作成・変更された場合のみ、Power Automateフローを起動する」よう修正しましょう。

Power Automateのトリガーの条件を設定するには、トリガーの右端にある3点リーダー → 設定をクリックします。