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SharePointリストでデータを保存する際、選択肢列や参照列を用いることは多いと思います。
そして、SharePointリストを運用していくと、選択肢・参照列の一覧項目を変更したい場合があるのではないでしょうか。
（具体的には、一覧に新しい項目を追加したり、既存の項目更新・削除したい場合です。）
今回は、SharePointリストの選択肢・参照列において、一覧項目を更新・削除したい場合の挙動について調査してみました。
※新しい項目を追加する場合は、単純に一覧に項目が増えるだけなので、今回は割愛しております。
SharePointリストでデータを保存するすべての方にご覧いただきたい内容です。
また、以前「Power Apps キャンバスアプリ：選択肢列と参照（ルックアップ）列の違いについて」という内容でブログを書いたこともありますので、参考にしていただけますと幸いです。
今回のブログでは、選択肢列の挙動について調査した結果をご紹介します。
調査内容
はじめに、今回調査する内容について説明します。
今回使用したのは、SharePointリストの選択肢列です。
選択肢列には、選択肢を追加できるようにするという設定項目があります。
今回はこちらの設定項目を「はい」・「いいえ」にした場合において、一覧項目から値を更新・削除した場合の挙動を調査いたしました。
調査内容としては、以下です。
現在保存されているデータはどうなるのか？
現在保存されているデータはそのまま上書き保存できるのか？
選択肢一覧はどうなるのか？
調査した結果を以下に示します。
選択肢列：「選択肢を追加できるようにする」が「いいえ」の場合
パターン１は選択肢列で、選択肢を追加できるようにするがいいえの場合です。
※「いいえ」がデフォルトの設定値です。
設定
SharePointリストで選択肢列を追加しました。
選択肢の一覧としては、選択肢１～３を設定しました。
また、選択肢を追加できるようにするを、いいえに設定しています。
具体的な設定値としては、以下です。
)
また、SharePointリストには選択肢１～３のデータが保存されています。
一覧項目を更新した場合
上記設定において、選択肢１を選択肢１－１に更新しました。
更新した結果、SharePointリストに保存されているデータはそのまま保存されていました。
また、選択肢１となっているSharePointリスト上のデータは、そのまま上書き保存が可能でした。
選択肢一覧については、選択肢１が消え選択肢１－１となっておりました。
一覧項目を削除した場合
続いて、選択肢一覧から「選択肢２」を削除してみました。
削除した結果、SharePointリストに保存されているデータはそのまま保存されていました。
また、選択肢２となっているSharePointリスト上のデータは、そのまま上書き保存が可能でした。
選択肢一覧を確認すると、一覧から「選択肢２」が消えていました。
選択肢列：「選択肢を追加できるようにする」が「はい」の場合
パターン２は選択肢列で、選択肢を追加できるようにするがはいの場合です。
設定
SharePointリストで選択肢列を追加しました。
選択肢の一覧としては、選択肢１～３を設定しました。
また、選択肢を追加できるようにするをはいに設定しています。
具体的な設定値としては、以下です。
また、SharePointリストには選択肢１～３のデータが保存されています。
一覧項目を更新した場合
更新した結果、SharePointリストに保存されているデータはそのまま保存されていました。
また、選択肢１となっているSharePointリスト上のデータは、そのまま上書き保存が可能でした。
選択肢一覧については、選択肢１が消えずにそのまま存在しており、新たに選択肢１－１が加わっておりました
一覧項目を削除した場合
続いて、選択肢一覧から選択肢２を削除してみました。
削除した結果、SharePointリストに保存されているデータはそのまま保存されていました。
また、選択肢２となっているSharePointリスト上のデータは、そのまま上書き保存が可能でした。選択肢一覧を確認すると、選択肢一覧においては選択肢２が消えずに、そのまま存在している状態でした。
まとめ
上記までの情報を以下にまとめました。
選択肢を追加できるようにする | 一覧項目を更新 | 一覧項目から削除 |
|---|---|---|
いいえ |
|
|
はい |
|
|
選択肢を追加できるようにするがはいの場合は、項目を更新・削除した場合は、その前の状態の項目がそのまま残り続けるという結果となりました。
この設定のメリットとしては、データを登録・編集するユーザー自身が自ら必要な選択肢項目を追加できるという点ですが、逆を言うと、管理者が想定していない選択肢項目が存在することになります。
私としてはあまりおすすめできない設定ですが、皆様の環境に応じて設定してみてください。
おわりに
今回は、SharePointリストの選択肢列において、一覧項目を更新・削除した場合の挙動について調査した結果をご紹介しました。 運用している中で選択肢の内容を変えたいという要望は多いと思いますので、参考にしていただけますと幸いです。
次回は参照列の挙動についてご紹介します。
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小刀稱 知哉ことね ともや
得意領域
Power PlatformやSharePointを中心に設計・開発・アドバイス・教育まで幅広く担当しています。内製化をご希望の場合はお気軽にお問い合わせください！
保有資格
こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱（ことね）です。