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SharePointで社内ポータルサイトを構築する際、「申請・承認プロセスを自動化したい」といった要望をよく伺います。
Power Automateは、Microsoft 365に含まれるローコードの自動化ツールで、SharePointと連携して様々な業務フローを自動化できます。
本記事では、Power Automateの基本的な操作（例：フローの新規作成やトリガー・アクションの追加）ができる方を想定していますが、
「Power Automateは使ったことがあるが、SharePointとの連携や承認フローは初めて」という方にも分かりやすいよう、段階的に手順やポイントを解説していきます。
- フロー：一連の自動処理のこと。トリガー（開始条件）とアクション（実行内容）で構成されます。
- トリガー：例えば「SharePointのリストにアイテムが追加されたとき」など、フローが動き出すきっかけ。
- アクション：メール送信やアイテムの更新など、トリガー後に自動で実行される処理。
- 承認アクション：Power Automateには「承認」専用のアクションがあり、申請・承認プロセスを簡単に組み込めます。
デフォルトで設定されているPower Automateの承認フローをそのまま流用することも可能ですが、実運用においては「保守性」や「柔軟な運用」「エラー対応」などの観点から、自社に最適な承認フローを設計・構築することが重要です。
特に、実運用に耐える承認フローを作るには、要件に合わせたカスタマイズや、将来的な保守性を意識した設計が不可欠です。
しかし、いざカスタマイズしようとすると
「どこから手をつけて良いかわからない」
「エラーの原因特定や対処法がわからない」
「意外と設定が複雑」
といった課題に直面することも少なくありません。
また、承認フローの大まかな部分については簡単に作成できますが、本当に重要なのは「実運用に耐えうる処理とする」ことや「保守性の高い」フローを構築することです。
そこで今回は、SharePointの承認フロー構築において重要な設計の考え方と、実運用を見据えた具体的な実装方法を、実際のフロー構築例とともに詳しく解説します。
また、関連する実践的なブログ記事もご紹介しますので、実運用・保守性を意識した承認フローの作り方を知りたい方はぜひ参考にしてください。
もし記事を読んで
「自社でも承認フローを導入したい」「もっと効率的な運用方法を知りたい」と感じた方や、
具体的な設計・構築でお困りの方は、アーティサン株式会社の各種サービスもご活用いただけます。
現場の課題やご要望に合わせて、SharePointやPower Platformの導入・運用をサポートしていますので、ぜひお気軽にご相談ください。
参考：SharePointの承認フローとは
SharePointでは、ニュースやページ、またはリストアイテムやドキュメントなどの各種リソースを公開する際に申請・承認する機能（承認フロー）を実装できます。
これにより、各種リソースが社内ポータルに公開される前に、担当者がその内容をチェックすることが可能となります。
Power AutomateとSharePointの連携イメージ
1. SharePointで申請（例：ニュースやページ作成・リストアイテム追加）
2. Power Automateのフローを起動し、申請開始
3. 承認者に通知・承認依頼
4. 承認結果に応じて公開・非公開や通知などを自動処理
今回の要件
今回の要件ついて説明します。
要件
SharePointサイト内で作成した各種リソースについて申請・承認機能（承認フロー）を実装する
対象は以下
サイトのページ（ニュース・ページ）
リスト内のアイテム
ドキュメントライブラリ内のドキュメント
承認者は固定
必要に応じて、申請者や承認者、サイトの閲覧者に通知する
実運用・保守性を考慮した設計とする
もし記事を読んで
「自社でも承認フローを導入したい」「もっと効率的な運用方法を知りたい」と感じた方や、
具体的な設計・構築でお困りの方は、アーティサン株式会社の各種サービスもご活用いただけます。
現場の課題やご要望に合わせて、SharePointやPower Platformの導入・運用をサポートしていますので、ぜひお気軽にご相談ください。
※注意※
リスト or ドキュメントライブラリには、標準で公開予約（スケジュール）機能はありません。
今回作成するフローの中で、公開予約も設定できるようにしております。
SharePoint 承認フローの作り方（事前設定編）
Power Automateを用いて承認フローを作成する前に、いくつか事前設定する項目があります。
ここからは、Power Automateの基本操作ができる方を想定しつつ、
「どの設定がなぜ必要か」「どのような順序で進めるとよいか」を段階的に説明します。
承認機能の設定とフローの新規作成
まずは、承認フローを新規作成しましょう。
サイトのページの場合と、リスト・ドキュメントライブラリの場合では方法が異なります。
サイトのページの場合
1. 承認機能をオンにします。
サイトのページ > ライブラリの設定画面 > バージョン設定 > コンテンツの承認 > 送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にするを「はい」にします。
公式のDocsは以下です。
Power Automate を使用して SharePoint でドキュメントの承認を要求する
この設定により、サイトのページ内に存在するページやニュースを公開する際に、承認が必要となります。
以下のように公開ボタンの表示が変更されていることや、「承認の状況」列が自動的に表示されていることを確認してください。
2. 承認フローを新規作成します。
サイトのページ > 自動化 > Power Automate > ページの承認フローの構成 をクリックしてください。
その後、フロー名や承認者を設定する項目がありますので、内容を記入した後、フローを作成してください。
Power Automateの画面上にも、新規作成したフローが表示されているかと思いますので、ご確認ください。
公式のDocsは以下です。
Power Automate による SharePoint ページの承認の管理
3. スケジュール機能をオンにします。
サイトのページには、公開予約（スケジュール）機能があります。
詳細は以下URLをご参照ください。
SharePoint ページまたはニュース投稿を特定の時刻に公開するようにスケジュールする
サイトのページ > スケジューリング > スケジューリングを有効にする から公開予約機能をオンにしてください。
本設定により、ページ or ニュース > ページの詳細 > スケジュールが表示されるようになります。
また、設定した値は「公開の開始日」列に格納されます。
リスト・ドキュメントライブラリの場合
1. 承認機能をオンにします。
サイトのページの場合と同様となりますので、省略します。
2. 承認フローを新規作成します。
リスト or ドキュメントライブラリの画面上からデフォルトのフローを選択し、新規作成することも可能ですが、実運用や保守性の観点から不要な情報も多いため、基本的にはPower Automateの画面からカスタムで作成する方法を推奨します。
よって、本手順も省略します。
デフォルトのフローについては、以下をご参考ください。
3. バージョン設定を行います（ドキュメントライブラリのみ）
ドキュメントライブラリは、デフォルト設定の場合、「承認の状況」列が「下書き」の状態になりません。（承認待ち/承認済みの２つ）
※サイトのページはデフォルトで「下書き」の状態となります。また、リストに「下書き」の機能はありません。
しかし、以下の手順で「下書き」状態も保持できるようにすることが可能です。
サイトのページ > ライブラリの設定画面 > バージョン設定 > コンテンツの承認 > このドキュメント ライブラリのファイルを編集するたびにバージョンを作成する > メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する にします。
また、下書きアイテムのセキュリティに関しても、「アイテムを編集できるユーザー」もしくは「アイテムの作成者およびアイテムを承認できるユーザー」を設定してください。
4. バージョン設定を行います（リストのみ）
前述したとおり、リストは「下書き」の機能はありません。
ただし、下書きアイテムのセキュリティに関しては設定しましょう。
SharePointの列設定
続いては、承認フローを用いて実運用・保守性を高めるために、よく用いられる列の設定について説明します。
※注意※
本内容は必須ではありません。
私が今までの経験上、実運用や保守性の観点から、あったほうが良い内容を記載しております。
SharePointのサイトのページやリスト、ドキュメントライブラリに以下の列を追加します。
内部列名 | 外部列名 | データ型 | 備考 |
|---|---|---|---|
PublishStartDate | 公開の開始日 | 日付と時刻（時刻も含） | 公開したい時刻を保存 |
Applicant | 申請者 | ユーザー | 申請者を保存 |
ApplyDateTime | 申請日時 | 日付と時刻（時刻も含） | 申請された時刻を保存 |
補足
今回は作成しませんが、「申請日時」列を用いることで、申請日から一定期間経過しても承認されない場合は、承認者にリマインド通知を送る、といった応用も可能です。
※内部列名・外部列名について詳細は割愛します。詳細については、以下ブログをご参照ください。
おわりに
少し長くなってしまいましたので、今回はここまで！
今回はSharePointでの承認フローの作り方として、事前準備や設定方法について説明させていただきました。
次回は、いよいよ承認フローの構築について詳細を説明していきます！
ぜひお楽しみに！
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本記事でご紹介した内容以外にも、「自社の業務に合わせた承認フローの設計・運用」や「Power Platformの活用」についてご相談を多くいただいております。
もし「自分たちだけでは難しい」「専門家のサポートがほしい」と感じた際は、アーティサン株式会社のサービスもぜひご活用ください。！
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小刀稱知哉
🖊小刀稱知哉さんのブログ一覧はこちら大分県出身（温泉大好き）、現在は茨城県在住
1990年生まれ
30才でメーカーの技術営業からIT業界にジョブチェンジ!!!
趣味は読書（最近書道を始めました）
主にMicrosoftのローコード（SharePoint・Power Platform）に関するに関する営業活動や設計、開発などを担当しております！
（最近はCopilot Studioについても勉強中）
Microsoft MVPを受賞させていただきました！
持ってる資格はPL-200/PL-300/PL-400/PL-600/MS-700/AZ-104/AZ-305/SC-200/SC-100
こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱（ことね）です。