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この記事の3行要約
SharePointには標準で未読・既読を管理する機能がなく、情報の見逃しが起きやすい
アーティサンのX-SP Feature未既読管理機能を使えば、閲覧した・していないアイテムをひと目で判別でき、情報の見逃しを防げる
パッケージを展開するだけで導入でき、契約後すぐにサイトへ反映できる
小刀稱 知哉ことね ともや
得意領域
Power PlatformやSharePointを中心に設計・開発・アドバイス・教育まで幅広く担当しています。内製化をご希望の場合はお気軽にお問い合わせください！
保有資格
SharePointには標準で未読・既読を管理する機能がなく、リストやドキュメントライブラリを確認するだけでは「確認済み・未確認」の区別がつきません。
アーティサンのアドオン「X-SP Feature 未既読管理機能」を使えば、閲覧したアイテム・していないアイテムをひと目で判別でき、情報の見逃しを構造的に防ぐことができます。
クリックするだけで自動既読化し、ユーザーごとに独立管理するため手間が一切かかりません。
本記事では、X-SP Featureの未既読管理機能の概要・2つの表示ビュー・自動既読化の仕組み・ユーザーごとの独立管理・導入手順・よくある質問まで詳しく解説します。
もし記事を読んで「自社にとって最適なSharePointを構築したい」「構築時のサポートを行ってほしい」と思った方は、アーティサン株式会社の各種サービスをご活用ください。
現場の課題やご要望に合わせて、SharePointの設計・導入・運用をサポートいたします。
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お問い合わせフォームへこんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱（ことね）です。
SharePointを社内ポータルサイト（グループウェア）として活用している企業様は多いと思います。
弊社も従来からSharePoint 構築支援サービスを提供しており、企業様の社内ポータルサイト構築や活用支援をさせていただいております。
弊社としては、SharePointで社内ポータルサイトを構築する際、SharePointが持つ強みを最大限に活かすため、なるべく標準機能のみで対応することを推奨しております。
しかし、実際の運用を開始すると多くの企業から「標準機能だけでは物足りない」という不満を伺うことも多いのが事実です。
そこで、弊社ではX-SP Featureというサービスの提供を開始しました。
本サービスは、SharePointの標準機能では対応できないアドオン機能を、SharePoint Framework（SPFx）技術を用いて提供するSharePointアドオンサービスです。
X-SP Featureをご活用いただくことで、標準機能では限界を感じていた皆様の「本当に欲しかった機能」を簡単に導入することが可能です。
本ブログでは、X-SP Featureの各機能について詳細を説明いたします。
第2回目の今回は、未既読管理機能についてです！
X-SP Featureの他の機能については、以下をご参照ください。
Before：SharePoint 標準運用の課題 | 未既読機能は標準対応外
SharePoint社内ポータルとして活用している場合、標準で未読管理の機能がなく、リストやドキュメントライブラリを見るだけでは「確認済み・未確認」の区別がつきません。
たとえば、重要な内容が通知されたとしても、一覧を見るだけでは「自分がすでに確認済みなのか、まだ確認していないのか」をひと目で判断することができません。
私も今までご支援させていただいてきた複数のお客様から「SharePointで未読・既読を管理できないか」「重要なお知らせをユーザーへきちんと届けたい」といったご相談を頂戴してまいりました。
社内ポータルを管理・運営する側としては、発信した情報はできるだけ多くのユーザーに確実に届けたいと考えています。
一方、その情報を受け取る側としても重要な情報を見落とさずに把握したいと感じています。
アーティサンでは、前述した課題を解決するために、未既読管理機能を開発しました！
After：SharePointの未既読管理機能で情報の見逃しを防ぐ | X-SP Feature
本機能を用いると、SharePointのリストやドキュメントライブラリの自分が閲覧したアイテム・していないアイテムをひと目で判別できるようになり、情報の見逃しを構造的に防ぐことができるようになります。
以下では、未既読機能について簡単に説明いたします。
2つのビューで閲覧状況を整理
本機能では、以下の2つの表示モードを選択できます。
表示モードは、右上のアイコンから切り替えることが可能です。
未読のみ
まだ確認していないアイテム（未読）だけを表示します。すべて
すべてのアイテム（未読＋既読）を表示します。
アイテムをクリックするだけで自動的に既読へ
表示されているアイテムをクリックすると、別タブでそのアイテムが開かれると同時に、アイテムの状態が自動的に既読に変わります。
手動で既読にする操作は不要で、通常どおりアイテムを開くだけで状態が更新されます。
これにより、「確認した・していない」の管理に余計な手間をかけることなく、自然な操作の中で未既読状態が整理されていきます。
アイコンクリックで、未読・既読を自由に切り替え
未既読アイコンをクリックすることで、簡単に状態を切り替えることができます。
<未既読アイコンをクリックした際の動作イメージ>
未読アイコンをクリックすると、そのアイテムが「既読」状態に変更されます。
既読アイコンをクリックすると、そのアイテムを「未読」状態に変更されます。
この機能により、一度確認したが再度注意したいアイテムを「未読」に戻す、といった柔軟な運用ができます。
また、誤って既読にしてしまった場合も手軽に修正でき、ユーザーが「自分の把握したい状態」を管理することが可能です。
ユーザーごとに独立した既読管理
もちろん未読・既読の状態はユーザーごとに個別に管理されます。
よって、AさんがファイルをクリックしてもBさんの未既読状態には影響しないため、各メンバーが自分自身の閲覧状況を管理することが可能です。
導入手順
未既読管理機能を導入するには、以下のステップにて簡単にご導入可能です。
パッケージの準備
弊社から提供されるSPFxパッケージをダウンロードします。
パッケージには、未既読管理機能のSPFx拡張機能が含まれています。本番環境への展開
貴社テナントにパッケージを展開します。
※適用範囲（テナント全体、サイトコレクション単位など）により、展開する方法が異なります。未既読機能の有効化
未既読機能を利用したいリストやドキュメントライブラリの画面上で、「未既読機能を有効化」ボタンをクリックします。
Webパーツの追加
ページ上で未既読機能のWebパーツが表示されておりますので、追加してください。
未読・既読を把握したいリストやドキュメントライブラリを選択
Webパーツのプロパティ設定画面から、未読・既読を把握したいリストやドキュメントライブラリを選択してください。
詳細な導入手順はご購入時に提供いたします。
弊社にて導入サポートも行っておりますので、必要な際はお問い合わせください。
FAQ
Q: X-SP Featureの未既読管理機能とは、どのような機能ですか？
A: アーティサンが開発したSharePointのアドオン機能です。SharePointのリスト・ドキュメントライブラリにおいて、各アイテムの未読・既読状態を一目で把握できます。
Q: 未既読管理機能を導入するメリットは？
A: 重要なファイルや通知の見逃しを防ぐことができます。
「未読のみ」ビューで未確認のアイテムを絞り込んで表示できるため、確認すべき情報を素早く把握することが可能です。
Q: 既読になるタイミングはいつですか？
A: 対象アイテムをクリックした瞬間、自動で既読に切り替わります。
意識せず通常通りファイル閲覧するだけでOK、特別な操作は不要です。
Q: 既読・未読の切り替えは手動でも行えますか？
A: はい。アイコンのワンクリックで「未読⇔既読」の切り替えが可能です。
Q: 未既読の状態はユーザー全員で共有されますか？
A: いいえ。未既読の状態はユーザーごとに個別に管理されます。
あるユーザーが既読にしても、他のユーザーの状態には影響しません。
Q: 対象となるコンテンツはどれですか？
A: SharePointリストのアイテムおよびドキュメントライブラリのファイルが対象です。
Q: 未既読管理機能は、どのような方法で導入できますか？
A: 弊社の開発したパッケージを貴社環境にアップロードしていただきます。導入手順はご購入時に提供いたします。
また、導入にハードルを感じる場合は、弊社にて導入をサポートすることも可能です。
Q: 導入まで、どのくらい期間がかかりますか？
A: ご契約後すぐにご導入・サイト反映することが可能です。
Q: 価格はどれくらいですか？
A: 利用するユーザー数やサイトコレクション数に応じた価格設定となっております。
詳細な価格に関しては、お打ち合わせ時にご説明させていただきます。
SharePointの未読・既読管理、まずはデモでご確認ください
実際の動作をサンプルサイトでご覧いただけます。
導入前のご相談・お見積りも無料で承っております。
おわりに
今回は、アーティサンが提供するX-SP Featureの機能として、未既読管理機能について、その詳細を紹介しました。
長年SharePointの構築や開発に携わってきた弊社だからこそ、このような「実際の運用現場の声をもとにした」機能を今後も開発していきたいと考えております。
未既読管理機能の詳細や実際の挙動をご覧になりたい方は、ぜひ弊社までお気軽にお問い合わせいただければと思います！
本日はここまで。
次回も引き続き、X-SP Featureの各機能について紹介してまいります。
もし記事を読んで「自社にとって最適なSharePointを構築したい」「構築時のサポートを行ってほしい」と思った方は、アーティサン株式会社の各種サービスをご活用ください。
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