社内ポータルが使われない3つの原因と改善策｜SharePointポータルを「育てる」5ステップをマンガで解説
この記事の4行要約
- 社内ポータルが使われない主な原因は、「お知らせが届かない」「必要な資料が見つからない」「古い情報が残る」の3つです
- 改善は「入口の役割を決める → 優先順位を決める → 資料を整理する → 見せ方を工夫する → 小さく直し続ける」の5ステップで進めます
- 一度にすべてを変えず、「更新 → 反応を見る → 小さく直す」を繰り返して育てることが大切です
- 記事の内容を、社内ポータル担当者が主人公のマンガで紹介します
小刀稱 知哉ことね ともや
得意領域
Power PlatformやSharePointを中心に設計・開発・アドバイス・教育まで幅広く担当しています。内製化をご希望の場合はお気軽にお問い合わせください！
保有資格
SharePointで社内ポータルを作ったのに、思ったより見られていない。お知らせを出しても「気づいていませんでした」と言われる。そんな悩みを持つ社内ポータルの担当者は少なくありません。
社内ポータルは、作った時点では完成していません。使う人の行動に合わせて少しずつ直していくことで、「毎日開きたくなるポータル」に育っていきます。
この記事では、社内ポータルが使われなくなる原因と、使われ続けるポータルに育てるための5つのステップを、マンガでご紹介します。社内ポータルの企画・運用・改善を担当している方に向けた内容です。
社内ポータルが使われないのはなぜ？よくある3つの原因
社内ポータルが使われなくなる原因は、主に次の3つです。
| よくある困りごと | 利用者に起きていること |
|---|---|
| お知らせが届かない | 投稿しても、ほかのお知らせに埋もれて読まれない |
| 必要な資料が見つからない | フォルダの階層が深く、目的の資料にたどり着けない |
| 古い情報が残る | 古いお知らせが残ったままで、見る側が「どうせ埋もれるから」と閉じてしまう |
3つに共通しているのは、「掲載すること」と「届くこと」は別だという点です。改善の第一歩は、利用者がどの場面で迷っているのかを言葉にすることです。
使われる社内ポータルに育てる5つのステップ
社内ポータルを使われ続ける形に育てるには、次の5つのステップで進めます。
- ポータルは「誰の、何の入口」かを決める
- 一番よく使う人が「いつ、何を探しているか」から優先順位を決める
- 資料を探しやすく整理する
- 見せ方を工夫する
- 「更新 → 反応を見る → 小さく直す」を繰り返す
ステップ1：ポータルは「誰の、何の入口」かを決める
最初に、社内ポータルの役割を1つに決めます。「必要な情報にすぐ届く入口」「お知らせを全員に届ける場」など、役割がはっきりすると、載せる情報を選びやすくなります。ただニュースを更新し続けるだけでは、ポータルの役割がぼやけてしまいます。
ステップ2：一番よく使う人が「いつ、何を探しているか」から優先順位を決める
役割が決まったら、「誰が」「いつ」「何を」探しているかから優先順位を決めます。使う人の行動から考えると、トップページに置くべき情報がはっきりします。あわせて、誰が更新するかも決めておきます。
ステップ3：資料を探しやすく整理する
資料は、「フォルダは浅く。分類は列で。名前はそろえる。」を基本に整理します。少ないクリックで必要な資料を見つけやすくなります。
ステップ4：見せ方を工夫する
情報を整理しても、「最初に何を見ればいいか」がまだ伝わりにくいことがあります。そんなときは、SharePointのデザインや機能を拡張して、見せ方を工夫する方法があります。
アーティサンのSharePoint拡張サービス「X（クロス）-SP」は、SharePointのデザインと機能を拡張するサービスです。機能の詳細はX-SP Featureのページでご紹介しています。
ステップ5：「更新 → 反応を見る → 小さく直す」を繰り返す
社内ポータルは、育てる前提で運用を考えることが大切です。一度にすべての機能を追加するのではなく、今の困りごとに必要なものから取り入れ、「更新 → 反応を見る → 小さく直す」を繰り返します。
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この記事のマンガは、お役立ち資料『社内ポータルの育て方』の一部です。資料では、記事で紹介しきれなかった次の内容をまとめています。
- 社内ポータルサイトを成功に導くためのチェックリスト（コンテンツの運用／情報整理／デザイン・UI/UX／社員の声を反映する仕組み／継続的な運用の5分野）
- 5つの簡易診断（今のポータルの課題がわかる）
- X-SP Designの実例とX-SP Featureの主な機能一覧
- X-SPに関するよくあるご質問（既存環境への影響・導入期間など）
上司やチームでの検討の参考にもどうぞ。
よくある質問
Q. 社内ポータルが使われない一番の原因は何ですか？
A. 「お知らせが届かない」「必要な資料が見つからない」「古い情報が残る」の3つの困りごとに共通する背景は、「掲載すること」と「届くこと」を同じだと考えてしまうことです。まずは利用者がどの場面で迷っているかを言葉にすることから始めます。
Q. 社内ポータルの活性化は、何から始めればよいですか？
A. ポータルの役割を1つに決めることから始めます。「誰の、何の入口か」が決まると、載せる情報の優先順位や、更新する担当者を決めやすくなります。
Q. SharePointの標準機能だけで改善できますか？
A. フォルダの階層を浅くする、列情報で整理する、ファイル名をそろえるといった情報整理は、標準機能で進められます。ユーザーごとの未読管理など、標準機能では難しい部分は、X-SPのような拡張サービスで補う方法があります。
まとめ
社内ポータルが使われない原因は、「お知らせが届かない」「必要な資料が見つからない」「古い情報が残る」の3つです。改善は、ポータルの役割を決めるところから始め、優先順位の決定、資料の整理、見せ方の工夫を経て、「更新 → 反応を見る → 小さく直す」を繰り返します。
社内ポータルは、作って終わりではありません。一度にすべてを変えようとせず、今の困りごとに必要なものから、小さく試して育てていきましょう。
「どこから手をつければいいかわからない」といった漠然としたお悩みからでも構いません。社内ポータルの改善は、まずは無料相談から、お気軽にお問い合わせください。
